2                   A részvétnyilvánító táviratokra érvényes: Mindig kézzel kell megírni, mégpedig fehér papírra gyászszegély nélkül (a feketén bekeretezett lapok a legközelebbi hozzátartozóknak szolgál). A részvétnyilvánítást soha ne küldjük faxon vagy e-mailben.

3                   A személyes leveleket a címzettek gyakran nagyon sokáig megtartják. Gondolja meg tehát alaposan, hogy milyen mondatokkal szeretné halhatatlanná tenni önmagát. Soha ne küldjön érzelmi túltengéssel teli levelet. Aludjon rá egyet, mielőtt elviszi a postára.

4                   Az írásbeli levelezés nem tartalmazhat sem helyesírási, sem nyelvtani hibákat. Törekedjen megfelelő stílusra, kerülje az ismétléseket és a „nyakatekert” megfogalmazásokat. Bánjunk óvatosan a kisebb viccekkel és más humoros megjegyzésekkel, mert ezeket könnyen félre lehet érteni.

5                   Az e-mailek nagy előnye a gyorsaságuk. Ennek ellenére hagyjon időt arra, hogy ezeket a rövid szövegeket gondosan meg tudja fogalmazni, és az elküldés előtt még egyszer át tudja ellenőrizni.

6                   Gondolja meg, hogy a faxok „nyíltak”, és mindenki, akinek a kezébe kerül, el tudja olvasni. Ha sürgősen szeretne valami bizalmasat faxon elküldeni, akkor hívja fel előtte azt a személyt, akinek az üzenetet szánja, hogy a küldemény közvetlenül az ő kezébe kerüljön.

7                   Az e-mailek esetében sem lehet biztos abban, hogy kizárólag az a személy fogja olvasni, akinek Ön szánta. Ezenkívül az e-maileket szívesen küldik tovább, anélkül, hogy a feladó tudna róla. Ezért inkább hagyja ki belőle a személyes és bizalmas tényeket.

8                   Ha az Interneten chatroomokat és newsgroupokat látogat, és részt vesz a beszélgetésekben, a saját biztonsága érdekében gondoljon arra, hogy Ön nem tudja, hogy kivel kommunikál, és milyen nézeteket vall a partnere.

9                   A chatelők jobb, ha álnevet használnak, mely védi személyazonosságukat. Néhány szolgáltató felkínálja különböző nevek használatát. Így teljesen normálisan, de akár ha szükséges anonimként is szörfölhet az Interneten.

10               Soha ne adja meg a nevét, címét, vagy telefon-, illetve mobilszámát ismeretlen beszélgetőtársának.

11               Személyes adatokat soha nem szabad kérdezetlenül tovább adni egyik csatornán keresztül sem. Először mindig beszélje meg az adott személlyel, hogy kívánja-e kapcsolatfelvételt. Titkosított számok, melyek nincsenek a telefonkönyvben, különös védelmet igényelnek.

12               A telefonos zaklatás nagyon elterjedt probléma, mely az érintettek számára jelentékeny terhet jelent. Egyedül élő nők számára biztonsági okokból tanácsos lehet, hogy az üzenetrögzítőjükre egy férfi barát, vagy egy férfi családtag mondja fel a szöveget. A telefonkönyvben le lehet rövidíteni a keresztnevet, így a személy nemét első pillantásra nem lehet megállapítani.

13               Soha ne mondja rá az üzenetrögzítőre, hogy „nyaralni mentünk három hétre”, vagy „nem vagyok itthon”. Senkinek (és főleg az esetleges betörőnek) nem kell tudnia, hogy az Ön háza, vagy lakása az adott pillanatban felügyelet nélkül van.

14               Ha egy ismeretlen üzenetrögzítőre beszél, akkor érthetően, ne motyogva hagyja meg a következő információkat: nevét, az aktuális dátumot, esetleg az időpontot, hívásának okát és a telefonszámot, melyen el lehet Önt érni.

15               Miután meghallgatta az üzeneteket, a lehető legrövidebb időn belül hívja vissza az üzenethagyókat. Különösen udvariatlan dolog, ha a hívásokat semmibe vesszük, vagy azt állítjuk, hogy az üzenetrögzítő „tönkrement”, vagy valami hasonlót.

16               Hogyan jelentkezzünk be a saját telefonunkon? Magyar és német nyelvterületen az a szokás, hogy azonnal bemutatkoznak. Olaszországban ennek ellenére először csak egy semleges „pronto”-t mondanak, Nagy-Britanniában pedig „hello”-t. Ott a hívott fél fel adta, hogy elsőként megmondja, ki van a vonalban.

17               Ha valakit mobiltelefonon hívnak, akkor nem szükséges bemutatkozni, ebben az esetben elegendő az anonim „halló”, mivel a hívó már ebből ki tud indulni, hogy a tulajdonos van-e a vonalban.

18               A mobiltelefonok nagyon személyes kommunikációs eszközök. Soha ne vegye fel ezért más ember mobiltelefonját, mert ez nagyon kényes szituációkhoz vezethet. Hagyja csörögni, valamikor úgyis be fog kapcsolni a hangposta.

19               Ha azt szeretné, hogy ne zavarják, vagy egy fontos megbeszélésen vesz részt, akkor ki kell kapcsolnia a mobiltelefont. Felvenni, és utána azt mondani „sajnos nincs időm” nagyon udvariatlan dolog.

20               Néha nem lehet el kerülni azt, hogy az étteremben is elérhetőek legyünk. Tájékoztassa az asztaltársaságot arról, hogy Ön egy fontos hívást vár. Állítsa a készüléket rezgő üzemmódba. Fogja a beszélgetést olyan rövidre, amennyire csak tudja, és esetleg hagyja el az asztalt.

21               Tartsa magát mindenképpen ahhoz a tilalomhoz, hogy kórházakban, repülőgépek fedélzetén és más helyeken, ahol érzékeny elektromos gépek vannak, ki kell kapcsolni a készüléket, hogy a telefon ne zavarjon.

22               Jómódorról tanúskodik, ha vendégségben engedélyt kérünk, ha a telefont szeretnénk használni. Ha elkerülhetetlen hosszabb beszélgetés, vagy egy külföldi hívás, akkor fel kell ajánlani, hogy kifizetjük a keletkezett díjakat. Igaz, hogy ezt többnyire el szokták utasítani, azonban ez az udvariasság jele lehet.

23               Vegye figyelembe, hogy a magánháztartásokban vannak bizonyos időszakok, amikor a telefon csörgése nagyon zavaróan hathat. Ide tartoznak a kora reggeli órák, az ebédidő, továbbá a délutáni pihenő, vagy szieszta (országonként eltérő), valamint az este és a késő éjszaka. Ha nem ismeri jól a hívott felet, akkor ennek megfelelően délelőtt vagy délután telefonáljon.

24               Az idő pénz, és mindannyiunknak sok tennivalója van. Érdemes ezért a telefonbeszélgetéseket rövidre fogni, és lehetőleg hamar a végére érni. Azonban: Egy kedves „Hogy’ vagy?”, és néhány barátságos mondat egy beszélgetésből sem hiányozhat.

25               Soha ne hangosítsa ki a telefonját, ha nem kért hozzá engedélyt vagy nem kérdezte meg a beszélgetőtársát. Egy hívó ugyanis abból indul ki, hogy Önnel beszélget, és olyan bizalmas dolgokat mondhat el, melyek egy harmadik személyre nem tartoznak.

26               A telefonbeszélgetésekre is vonatkozik: mindent szép sorjában. Ha van már valaki a vonalban, akkor ezzel párhuzamosan ne vegye fel a másik kezével a mobiltelefonját, és fordítva. Ugyancsak udvariatlanság, ha beszélgetőtársát mindig átkapcsolja a hívásvárakoztatásra, hogy az összes bejövő hívását azonnal fogadni tudja (és valószínűleg azokat is várakozólistára teszi).

27               Óvatosan bánjon azzal, hogy „azonnal visszahívlak”, csak akkor mondja, ha ezt tényleg komolyan gondolja. Udvariatlanság, hogy más emberek órákon keresztül a telefon mellett gubbasszanak – a visszahívás reményében, melyet Ön már régen el is felejtett.

28               Ha különösen hosszú faxot, vagy faxokat szeretne küldeni egy magánháztartásba, mely fénymásolt ábrákat tartalmaz, akkor előtte telefonon kérdezze meg, hogy megfelel-e a címzettnek. Az otthoni faxok nem mindig a legújabbak, és csak kevés lakásban van irodakellék-raktár, hogy az elpazarolt papírt és a felesleges tintapatronokat azonnal pótolni tudják.

29               Az e-maileket gyorsan el lehet küldeni, és gyorsan is kell rájuk válaszolni. Udvariatlanság csak hetek múlva válaszolni – még akkor is, ha nyaralni volt, de akkor ott van a távollétet igazoló feljegyzés (biztonsági okokból ne állítsuk be magán e-mail címekhez, ebben az esetben ellenőrizzük inkább az üzeneteket egy Internetes kávéházból).

30               Különös tapintatlanság, ha csoportos e-maileket küldünk, és mindenki számára látható a címzettek hosszú listája a személyes e-mail címükkel együtt (felhasználható és vissza lehet vele élni). Megvan rá a lehetőség, hogy védjük a csoportos címzettek személyiségét. Kérdezzen meg valakit, aki járatos a számítógépes kérdésekben.

31               Idős, beteg vagy gyenge embertársainknak egy nehéz csomag sokkal inkább terhet jelent, mint örömet. Érdeklődjön előtte, hogy a címzett van-e olyan helyzetbe, hogy fel tudja venni a küldeményt, vagy hogy tud-e neki segíteni a házból.

32               A személyes leveleket alapvetően a címzett saját címére kell elküldeni. Cégeknél ugyanis nem lehet mindig abból kiindulni, hogy az utalást, hogy „személyes”, vagy „bizalmas”, valóban komolyan veszik-e.

33               Ügyeljen arra, hogy postai küldeményei mindig megfelelően és kellő mértékben legyenek felbélyegezve. Nagyon rossz benyomást kelt, ha a címzettnek pótdíjat kell fizetnie. Ha nem biztos benne, akkor méresse le a leveleit, vagy a csomagjait a postán.